Efectivamente, en los procesos de gestión de proyectos, más bien en los desarrollos de las ingenierías, esta unidad es fundamental, donde se controla y registran las revisiones de las distintas especialidades de ingeniería para ir archivando el avance de la ingeniería.
Abordo este tema porque, estando en procesos de ingeniería, donde la unidad de “Control de Documentos” es llevada computacionalmente a través de software especializados, se hace fácil y expedito conocer todos los documentos del proyectos, con ciertos privilegios, PERO, en la Construcción y Montaje Electromecánico, sean contratos EPCM, EPC o C, estando en el lado de la inspección, puesta en marcha o simplemente en la construcción, es defectuosa y adolece de “conocimientos” respecto a su función.
Es más, he estado en empresas mineras, que al estar o terminar sus procesos de “Ramp up”, se ven dos actitudes, primero guardan la información “celosamente” porque supuestamente es de carácter privado, segundo almacenarla en contenedores porque ¿algún día la vamos a revisar?. En fin, esto es responsabilidad de quienes operan y mantienen las plantas mineras y en algún momento tendrán que recurrir a esta información, no siendo alcance de este artículo.
En todas las empresas de ingeniería medianas y grandes, se dispone de sistemas de gestión de control de documentos, todos basados en las normas ISO 9000, 9001 y 10013, u otras homologadas a las condiciones vigentes. Todas ellas funcionan relativamente bien (siempre hay alguien que no está de acuerdo), pero cuando les corresponde traspasar esta gestión al terreno o sitio de construcción, fallan, se hacen lentas y adolecen de privilegios desde la empresa matriz.
Para las ingenierías de terreno en contratos EPCM y EPC, funcionan bien, porque son parte de la misma organización, pero los contratistas y subcontratistas de construcción y montaje, deben disponer de personal experto en estos “tratos” para la fluidez de los documentos requeridos.
Desgraciadamente en estos tipos de contratos, no se separan los documentos en las ramas de gestión necesarias en terreno, que son:
- Documentos Contractuales del proyecto
- Planos de la ingeniería de detalles, en revisión contractual.
- Planos de la ingeniería de terreno, nuevos o en superación a los anteriores.
- Planos de fabricación Estructuras o Cañerías (“Santo Grial” del montajista )
- Documentos y “Dossier” de montaje y mantención por proveedores o “Vendor”
- Documentos y consulta “FRI” o “SDI” por contratos
- Procedimientos de Trabajo Seguro de Terreno por contratos
- Paquetes de Entrega (Turn Over Package)
Deben existir otras subdivisiones que dependerán del tipo de industria, tipo de ingeniería, contabilidad o abastecimiento y tipos de contratos de construcción, pero he destacado el que para la inspección, construcción y montaje electromecánico, es el que genera mayor “sobrecostos” en esta gestión y que en su mayoría por no decir todos, no son cobrados al que corresponde, porque no está en el alcance o porque no hay garantía monetaria vigente o es muy “difícil” contablemente reversar dinero (raro porque todos conocemos la Nota de Crédito) es más existen procedimientos de “Cobros Revertidos” , en fin, por muchas otras razones.
Las Estructuras, cañerías, arquitectura y a veces las enfierraduras (armaduras), en los proyectos de infraestructura.
El problema nace desde las ingenierías de detalle, son las únicas especialidades (hasta ahora) que llegan hasta la ingeniería básica o de diseño y la ingeniería de detalles se la traspasan al fabricante, o sea, la ingeniería de detalles se declara “terminada” llevando los planos de diseño o básica de estas disciplinas a revisión “cero” ¿aptas para construir?, ahora quien desconoce estos criterios mínimo debe consultar a los especialistas de estas disciplinas. Me ha tocado en grandes proyectos en que al solicitar planos de fabricación al “control de documentos” su respuesta ha sido ¡que construyan con los planos de detalle!, o sea, no sabe ni siquiera donde está el baño, (Polluelo con cresta grande) y esta situación de da aquí y en todas partes, principalmente por no darle los conocimientos necesarios al personal contratado en terreno para esta gestión.
Partamos por las estructuras que son las más críticas en el montaje. Y digo críticas porque primero, son las que tienen un orden de priorización para su montaje, o sea no nos sirven las estructuras del techo si no nos han llegado los pilares, además al fabricante si no le diste tus prioridades, fabricará de lo fácil a lo difícil, obvio asegura sus costos de inversión, segundo las estructuras son las que soportan a las bandejas eléctricas, o sea detenemos a esta disciplina, tercero son las que soportan las cañerías menores (diámetros menores de 3”), o sea atrasamos al “paipero” y por último son las que sujetan los revestimientos arquitectónicos, o sea dejamos para el último, con consecuencias funcionales o estéticas sin terminar (Marcos , pasillos y barandas).
Ahora quien es el responsable de aprobar, priorizar, solicitar y controlar la fabricación y sus planos de fabricación y montaje.
Aprobar: Obviamente debe ser el ingeniero proyectista, quien debe asegurar que está dentro de diseño y especificaciones técnicas y otros documentos entregados. Proceso que se realiza en el desarrollo de la ingeniería y que muchas veces se “traslapa” con la construcción, o sea el proceso de inicio de construcción y montaje ya partió y a la vez el fabricante de estructuras contratado, recién inicia su proceso de preparar planos y dimensionar uniones apernadas.
Priorizar: Aquí entramos en conflicto, existen varias opciones que se dan en todo proyecto, primero lo ideal es que este proceso lo realice la “Constructibilidad” tema que abordamos en artículos pasados (Link de Constructibilidad, Mantenibilidad y Confiabilidad), o sea debe ser realizado por personal con conocimientos de construcción y montaje electromecánico. Segundo, se le solicita a la ingeniería de terreno, quien a través de la inspección de obra, ya implementada, que realice este proceso de priorización. Tercero, el más malo, le dejamos esta tarea a quien realiza la gestión de compra, quien a través de sus inspectores de calidad realizan esta función.
Solicitar y Controlar: Obviamente el área de Abastecimiento o Compras del Proyecto, a través de información entregada por ingeniería, para su licitación.
Ahora, cual es la importancia de los planos de fabricación y montaje, creo que es evidente, pero conociendo terreno, debo indicarlo. Primero los Planos de Fabricación y Montaje, deben ser solicitados por el Área de Abastecimiento o Compras del Proyecto, ¿Cuándo? Lo antes posible, que significa que el fabricante con sus software (Tekla u otros) diseña los planos de fabricación e inicia la fabricación y con estos emite los planos de montaje, que enumeran las piezas una a una para el orden de montaje, además dimensiona las uniones apernadas para clasificar la cantidad de pernos a utilizar y sus mermas.
Por lo anterior, el “Control de Documentos” debe tener claro la importancia de estos planos y sus consecuencias. De este desconocimiento, nacen sobrecostos que muchas veces son cargados a la administración del proyecto, sin poder cuantificar errores, retrasos y defectos del fabricante, es más, la incidencia es tan alta que genera problemas constructivos y humanos, donde se inician montajes incompletos afectando la SEGURIDAD DE LAS PERSONAS QUE MONTAN, o apurando el montaje con soportes o piezas “hechizas” que dañan las estructuras originales, con esto el fabricante justifica sus errores y tapa los costos de su responsabilidad, culpando al contratista del montaje y este le traspaso sus costos a la administración de proyecto o mandante, a través de “Adicionales” o mayores obras.
Ahora, ni el fabricante ni nadie de la ingeniería del proyecto, es “perfecto”, pero como fabricante debe hacerse cargo de sus errores, que muchas veces son por apurar su proceso de fabricación, mitigando las posibles multas por retraso, lo que conlleva a entregar la estructura, por ejemplo sin las perforaciones o faltantes, con faltas de “Gousset estructural”, con “Gramil G” mal dimensionados, con pinturas de mala calidad o mal aplicadas, o negociando entregas en “negro”, en fin, muchas razones.
Y todo consecuencia del “Control de Documentos”, No, no. Consecuencia de la Gestión del Proyecto y su falta de visión de terreno.
Para las cañerías y sus “Spool”, se asemeja a lo anterior, pero generalmente los isométricos son partes de la ingeniería de detalles, ahora para proyectos de gran cantidad de cañerías se le deja al fabricante de “Spool” los planos de isometría y montaje, pasando por las mismas consecuencias de las estructuras. El “Control de Documentos” debe tener claro, la necesidad de estos planos para el montajista e inspección.
Para los revestimientos arquitectónicos, ocurre lo mismo, pero tiene un gran detalle, a este proveedor, se le deben entregar los planos de fabricación y montaje del proveedor de estructuras, para que de acuerdo a estos planos dimensiones sus planchas de revestimientos, burletes y techos, generando sus propios Planos de Montaje de revestimientos.
Para las armaduras o “enfierraduras”, no es tan común en proyectos grandes, ya que estos disponen en sus organizaciones, lo medios para generar estos planos y poder licitar a través de su gestión de abastecimiento y compras del proyecto las “enfierraduras” dobladas y cortadas, dejando los elementos menores para el contratista. Pero en casos de proyectos menores y también mayores, se licitan los contratos de “enfierradura” entregando Planos de Forma de OOCC y especificaciones técnicas de armaduras, con lo cual los proveedores, deben entregar los Planos de Armadura, y los fierros etiquetados para su armado en terreno.
Por último y con todo cariño (conozco a algunas “control” de miedo) y respeto, las ingenierías tienen sus bemoles, y nunca está de más, consultar a los “viejos faeneros” que planos son los fundamentales en el proceso de construcción y montaje de plantas y/o unidades de infraestructura minera o energética, u otras.
Atte.,
SFG
Pre-Com Comisionamiento PEM 