Estimados
En los Proyectos Tipo EP, EPC y EPCM, es necesario proceder a la compra de los materiales de construcción y los equipos propios de la planta del proyecto.
La acción de compra es efectuada por el encargado de Compras del Proyecto y requiere el fuerte apoyo y participación de ingeniería, siendo las etapas principales de este proceso las siguientes:
- Emisión del documento de ingeniería, Pedido de Requisición para Cotizar (Procurement Action Request for Quotation), u otras denominaciones dependiendo de la empresa, pero cumple la misma función, solicitar al comprador inicio de cotizaciones.
- Recepción de cotizaciones, evaluación técnica y evaluación comercial, incluidas las aclaraciones y reuniones con proveedores.
- Emisión al Cliente documento de recomendación de compra.
- Emisión del documento de ingeniería, Pedido de Requisición para Comprar (Procurement Action Request por Purchase), u otras denominaciones, que cumplen la misma función, instrucción para comprar lo especificado.
- Emisión de la Orden de Compra, siguiendo un correlativo por especialidad.
- Recepción y revisión de planos “Vendor Drawing”, que corresponde a los planos del proveedor al que se le emitió la Orden de Compra.
- Inspección de fabricación y despacho a obra del proyecto. (Propia o Subcontratada)
- Recepción en obra y cierre de la Orden de Compra. (Solicitada a QA/QC de Terreno)
Los documentos Pedido de Requisición para Cotizar o Comprar corresponden a documentos de ingeniería a través de los cuales se solicita la gestión de cotización o compra de un material o equipo, de acuerdo a documentos entregados para este efecto, entre ellos:
- Descripción y cantidad de los ítems a cotizar o comprar.
- Especificaciones técnicas que se deben usar.
- Planos de diseño, croquis, hojas de datos que se deben usar.
- Notas de ingeniería específicas para el ítem.
- Planos de detalles estándar relacionados (Por ejemplo “Típico de Barandas”)
- Plan de Inspección y Ensayos (PIE) requerido y tipo de embalaje.
- Plan de Entrega con fechas del requerimiento en obra.
Es muy importante que el documentos para cotizar, sea preparado cuando la ingeniería tenga el avance suficiente que permita cuantificar y especificar técnicamente el ítem. Las cotizaciones solicitadas muy temprano sólo ocasionarán un gasto de tiempo y horas adicionales, ya que necesariamente se requiere una nueva cotización y/o confirmación de precio antes de emitir la Orden de Compra a firme.
Se debe tener especial cuidado cuando ha pasado un tiempo considerable entre el instante en que se preparó el documento para cotizar y el documento para comprar, ya que en algunos casos los ítems han cambiado en cantidad, en especificaciones, se han eliminado, o se han agregado ítems distintos. También es muy importante establecer los requerimientos técnicos del ítem en la solicitud y evitar la práctica de cambiarlos, complementarlos o elevarlos de nivel, pues esto invalida la cotización y el proveedor modifica sus precios. La cotización primera debe ser la definitiva, salvo cambios menores en cantidad o nuevos ítem.
Estos efectos, anteriores, sino se detectan en la ingeniería, son muy relevantes en la construcción y montaje del proyecto, por menores que sean los cambio de la disciplina que especificó, pueden ser grandes inconvenientes para otras disciplinas, y que en terreno generan demoras o mayores obras al contratista.
En general, los documento para cotizar y para comprar, son coordinados con los diferentes Líderes de Disciplina, Ingeniero de Proyecto y Gerente de Proyecto, para asegurar que la futura compra es la correcta. Adicionalmente se coordina con el encargado de Control y Programación de Proyecto, el cual indica el presupuesto para dicha compra y los plazos de entrega requeridos en obra.
Previo a la emisión del documento de compra, se prepara la evaluación técnica de los diferentes proveedores que han cotizado, incluyendo todas las aclaraciones técnicas que se hayan realizado. La evaluación técnica debe ser contra el cumplimiento del alcance de la compra y las especificaciones técnicas, indicando si cumple o no, y si en resumen la oferta es aceptada. Se recomienda usar un sistema de evaluación en base a puntaje para tener un “ranking” entre los proveedores técnicamente aceptables, el cual debe ser formulado y emitido antes de la emisión del documento de cotización.
Usar pautas de evaluación ya preparadas en función de estándares y adaptadas a cada caso en particular, en general estas pautas son muy comunes ente distintas compañías de ingeniería.
El procedimiento estándar por disciplina para generar los documentos de cotización y compra, debe estar indicado en el “Manual de Procedimientos del Proyecto”, que incluya los formularios oficiales a utilizar. La evaluación económica y financiera es realizada directamente por el encargado de Compras del Proyecto, para luego presentar la recomendación al Cliente.
De documentos, distintas compañías de ingeniería.
Pre-Com Comisionamiento PEM 